¿PUEDE LA EMPRESA CONTROLAR EL CORREO ELECTRÓNICO E INTERNET DEL EMPLEADO?

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El control y vigilancia del uso de las herramientas informáticas puestas a disposición de los trabajadores está amparado por el Estatuto de los Trabajadores, si bien esta vigilancia y control no puede suponer la violación de la dignidad e intimidad del trabajador y el secreto de las comunicaciones.

 

Recientemente la mayoría de los medios de comunicación se hacían eco de una sentencia de 5 de septiembre de 2017 dictada el Tribunal Europeo de Derechos Humanos que prohíbe controlar las comunicaciones o el uso privado de Internet en el trabajo. En concreto, señala el Tribunal que constituye una vulneración del derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones vigilar los mensajes enviados por un trabajador mediante medios propios de la empresa y acceder al contenido de los mismos, si no había sido previamente informado de esta posibilidad, incluso si existían normas en la empresa que prohibían su utilización con fines personales.

En esta sentencia se determina que para evaluar la legalidad del control de las comunicaciones de los empleados deben ponderarse los siguientes elementos:

  • Si el trabajador ha sido notificado de la posibilidad de que su actividad puede ser monitorizada.
  • El grado de intromisión del empresario (durante cuánto tiempo se prolonga, a qué archivos se accede y cuántas personas acceden al resultado de la monitorización).
  • La existencia de una razón legítima empresarial que justifique la monitorización (al ser, por defecto, una medida intrusiva e invasiva).
  • Si podrían haberse utilizado métodos de monitorización menos intrusivos que el acceso directo al contenido de las comunicaciones del trabajador. El uso que da la empresa al resultado de la actividad de monitorización y si el mismo se utiliza para alcanzar el objetivo que justificaba la misma.
  • La existencia de mecanismos de salvaguarda para el empleado, garantizando que el empresario no acceda al contenido de las comunicaciones sin la previa notificación al trabajador.

Estos factores deben ser valorados por los tribunales nacionales para realizar la ponderación de los intereses en conflicto (poder disciplinario del empresario frente al derecho a la intimidad y al secreto de la correspondencia del trabajador), y determinar así si la monitorización es ajustada a derecho.

 

En España, el artículo 18 de la Constitución garantiza el derecho a la intimidad personal y familiar, así como el secreto de las comunicaciones.

La actual doctrina del Tribunal Constitucional y la jurisprudencia del Tribunal Supremo, establecen que las empresas deben informar al trabajador de sus políticas de control del uso de las herramientas informáticas antes de tomar medidas disciplinarias.

Las empresas pueden vigilar los correos internos y las redes sociales de sus trabajadores, utilizadas desde los dispositivos facilitados, pero teniendo en cuenta especialmente que aquellos deben ser conscientes, mediante un aviso o comunicación previa de que sus equipos pueden ser monitorizados. A su vez, el control debe ser proporcional, necesario y lo menos invasivo posible, evaluando el equilibrio entre el derecho del interés empresarial y la privacidad del trabajador.

Por tanto, cualquier medida de control de los empleados deberá ser proporcional al objetivo perseguido y asegurar la protección de ese trabajador contra la arbitrariedad.

NUEVOS PLAZOS DE DECLARACIONES INFORMATIVAS

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Hacienda tiene previsto el adelanto (desde febrero a enero) de los plazos para presentar determinadas declaraciones informativas, como los modelos 184 (comunidades de bienes y otras entidades en régimen de atribución) y 347 (de operaciones con terceros que superen anualmente 3.005 euros), y que serán de aplicación por primera vez para las declaraciones anuales correspondientes a 2017, que se presentan en 2018.

 

En la página web del Ministerio de Hacienda y Función Pública, se ha publicado un Proyecto de Orden que establece modificaciones en determinadas declaraciones informativas, como los modelos 184 (comunidades de bienes y otras entidades en régimen de atribución) y 347 (de operaciones con terceros que superen anualmente 3.005 euros), que entrarán en vigor y serán de aplicación por primera vez para las declaraciones anuales correspondientes a 2017, que se presentan en 2018.

La principal novedad consiste en adelantar un mes, desde febrero a enero, el plazo de presentación de los modelos 184 y 347.

 

Principales modificaciones

Modelo 190. Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta

La primera de las modificaciones afecta al contenido del modelo 190 al suprimir la excepción a la obligación de inclusión en él de las becas exentas cuya cuantía fuera inferior a 3.000 euros anuales. Nos estamos refiriendo a las becas públicas, las concedidas por las entidades sin fines lucrativos y por fundaciones bancarias percibidas para cursar estudios reglados, tanto en España como en el extranjero, en todos los niveles y grados del sistema educativo. También a las concedidas para la investigación.

Estas cantidades debían incluirse en el modelo 347, siempre que no estuvieran incluidas en otras declaraciones específicas, como el 190; es decir siempre que su cuantía fuera inferior a 3.000 euros, ya que si era superior, estaban incluidas en el 190.

La razón de ser de que deban también incluirse en el modelo 190 es precisamente para evitar problemas por la imputación de datos fiscales a sus perceptores ya que en el modelo 347 no se pueden reflejar como exentas.

Por otra parte, se aprueba un nuevo modelo 190, adaptado a las últimas modificaciones normativas y que sustituya al anterior, así como los diseños de este modelo.

 

Modelo 171. Declaración informativa anual de imposiciones, disposiciones de fondos y de los cobros de cualquier documento

Se anticipan los plazos de presentación del modelo 171, pasando a ser el plazo de presentación el comprendido entre el 1 y el 31 del mes de enero de cada año, referido al año anterior, cuando ante los era en el mes de marzo.

 

Modelo 184. Declaración informativa anual a presentar por las entidades en régimen de atribución de rentas

El plazo de presentación de este modelo pasa a ser el comprendido entre el día 1 y el 31 del mes de enero de cada año en relación con las rentas obtenidas en el año natural anterior, cuando antes era en el mes de febrero.

 

Modelo 345. Declaración anual que deben presentar las entidades gestoras de fondos de pensiones, los promotores de planes de pensiones y las entidades acogidas a sistemas alternativos de cobertura de prestaciones análogas a las de los planes de pensiones y mutualidades de previsión social

La presentación de este modelo se ha de realizar en el plazo comprendido entre el 1 y el 31 de enero de cada año, en relación con las operaciones que correspondan al año natural anterior. Antes, el plazo era antes de los 30 primeros días naturales del mes de enero y cuando la declaración fuera en soporte directamente legible por ordenador, en el plazo comprendido entre el 1 de enero y el 20 de febrero.

 

Modelo 347. Declaración anual de operaciones con terceras personas

Se adelanta la presentación de este modelo. El plazo pasa a ser el comprendido entre el día 1 y el 31 del mes de enero de cada año, respecto a las operaciones del año anterior. Antes era el mes de febrero.